Variante C:
Kontrolle des aktualisierten Kostendachs anhand der Baubuchhaltung (ohne vollständige Nachträge)

Es gibt nun noch eine dritte Variante der Abrechnung, bei der die fehlenden Nachträge gar nicht ergänzt werden. Hier kontrolliert der Bauherr die Schlussabrechnung anhand eines anderen Arbeitsinstruments: der Baubuchhaltung des Generalunternehmers. Dieser verbucht die Zusatzbestellungen nämlich in der Regel detailliert in seiner Baubuchhaltung, folglich können sie auch dort kontrolliert werden.

Ausgangspunkt der Baubuchhaltung ist der originale Kostenvoranschlag des Generalunternehmers. Die Gesamtsumme der Spalte «KV original» entspricht der ursprünglichen Bestellung zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses. Es gibt nun zwei weitere Spalten in der Baubuchhaltung, die für die Kontrolle der Zusatzbestellungen verwendet werden: die bewilligten Nachträge und der KV aktuell. Die Spalte «Bewilligte Nachträge» enthält, wie es der Name schon nahelegt, die Zusatzbestellungen. Die Spalte «KV aktuell» schliesslich entspricht dem aktualisierten Kostendach, also der Summe von KV original und den bewilligten Nachträgen.

Die Aufgabe des Bauherrn im Rahmen der Kontrolle der Schlussabrechnung besteht nun primär darin, die Spalte der bewilligten Nachträge zu prüfen. Anhand aller verfügbaren Informationen muss er verifizieren, ob die dort aufgeführten Nachträge seinen Zusatzbestellungen entsprechen.

Diese Methode der Kontrolle der Bauabrechnung kommt dem Generalunternehmer entgegen. Er erspart sich den Arbeitsgang, bei allen Zusatzbestellungen nachträglich die detaillierten Kosten angeben zu müssen (die ungefähren Kosten allerdings sind bekannt). Dafür ist es für den Bauherrn etwas schwieriger, die Schlussabrechnung zu kontrollieren. Das Vorgehen hat aber auch für ihn eindeutige Vorteile: Er kann kontrollieren, ob die vom Generalunternehmer angegebenen Mehrkosten tatsächlich mit der Abrechnung des betreffenden Subunternehmers übereinstimmen. Bei den oben beschriebenen Varianten A und B könnte er diese Kontrolle zwar auch durchführen, aber er hätte vermutlich viel mehr Schwierigkeiten, sich im umfangreichen Zahlenwerk der Schlussabrechnung zurechtzufinden. Gesamthaft gesehen ist somit die Variante C, also die Kontrolle des aktualisierten Kostendachs anhand der Baubuchhaltung, ein empfehlenswertes Vorgehen.

• Stufe 1: Die ursprüngliche Form der Schlussabrechnung

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Eindruck davon, in welcher Form der Generalunternehmer dem Bauherrn die zu prüfende Schlussabrechnung überreicht. Die Baubuchhaltung ist grundsätzlich gegliedert nach Arbeitsgattungen. Die Spalten der Tabelle weisen die übliche Gliederung von Baubuchhaltungen auf (KV-Original, Bewilligte Nachträge etc.). Lediglich die Spalte «Vertrag» ist aus Platzgründen weggelassen. Näheres dazu siehe Kapitel 6 «Baukosten überwachen».

Ausschnitt aus der Schlussabrechnung des Generalunternehmers vor der Kontrolle

Im vereinfachten Ausschnitt aus der Schlussabrechnung des Generalunternehmers wird ebenfalls verzichtet auf die Angabe der Subunternehmer, die für die einzelnen Arbeitsgattungen beigezogen worden sind. Von total vielleicht 100 Arbeitsgattungen (BKP-Positionen) in der Schlussabrechnung werden lediglich etwa 15 ausgewählt.

• Stufe 2: Analysen zur Schlussabrechnung

Aus dem Ausschnitt der Bauabrechnung gemäss vorangehender Seite greifen wir nun einige Positionen heraus und betrachten sie etwas näher. Es handelt sich um folgende Arbeitsgattungen:

Der Prüfende muss den Aufbau der Schlussabrechnung schon sehr genau verstehen, um Punkte mit vertieftem Prüfungsbedarf lokalisieren zu können. Gemäss meinen Erfahrungen ist es nützlich, wenn man im Hinblick auf die Prüfung die Baubuchhaltung als eigenständiges Zahlenwerk in der Form einer Tabellenkalkulation selber neu aufbaut. Diese Tabelle basiert auf dem ursprünglichen Kostenvoranschlag (Kostendach), enthält alle zwischenzeitlichen Modifikationen (Projektänderungen) und führt das gesamte Rechnungswesen nach (Liste der bezahlten Rechnungen pro Subunternehmer). Die profunde Kenntnis der Zusammenhänge erlaubt es, allfällige Konfliktpunkte erkennen zu können.

Meistens kann der grösste Teil der Bereinigungen der Schlussabrechnung auf Stufe der normalen operativen Kommunikation zwischen Bauherrschaft und Generalunternehmung gelöst werden (Gespräch zwischen Bauleiter des Generalunternehmers und Projektleiter des Bauherrn). Vielfach geht es dabei auch nur um Verständnisfragen. Es gibt nur einige wenige Punkte mit grösserem Streitpotential, die einem hierarchisch übergeordneten Gremium (zum Beispiel der Baukommission) zur Klärung unterbreitet werden müssen.

Detaillierte Analysen zu fünf ausgewählten Positionen
(Arbeitsgattungen) in der Schlussabrechnung 1/2

Detaillierte Analysen zu fünf ausgewählten Positionen
(Arbeitsgattungen) in der Schlussabrechnung 2/2

• Ergebnis der Überprüfung

Am Anfang des Abschnitts «Schlussabrechnung» haben wir festgehalten, dass ein zentraler Punkt der Kontrolle der Schlussabrechnung in der Kontrolle des Kostendaches liegt (Näheres siehe hier). Das Kostendach ist der zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses fixierte maximale Werkpreis, angepasst um spätere Mehr- oder Minderbestellungen. Der Gesamtpreis des Werkes, bereinigt um den Bonus, ist bei einem hohen Kostendach höher als bei einem tiefen Kostendach. Der Generalunternehmer hat deshalb Interesse an einem hohen Kostendach, die Bauherrschaft an einem tiefen.

Die Analyse der fünf ausgewählten Positionen ergibt nun, dass das Kostendach durch die Kontrolle reduziert wird. Bei folgenden Positionen werden nämlich bisher nicht erfasste Minderbestellungen erkannt:

Aufgrund dieser Minderbestellungen ergibt sich eine Reduktion des Kostendachs um 80 000 Fr. Dadurch wird auch der Bonus des Generalunternehmers kleiner, resultierend aus dem tieferen Kostendach (Annahme: 25% von 80 000 Fr.). Der effektiv zu bezahlende Werkpreis reduziert sich für die Bauherrschaft also um 20 000 Fr. Siehe dazu auch den Unterabsatz «Stufe 5: Was bringt die Kontrolle ein?» (siehe weiter unten) und insbesondere das dort aufgeführte Beispiel («Vergleich einer nicht geprüften mit einer geprüften Schlussabrechnung»).

• Stufe 3: Geprüfte Schlussabrechnung

Weiter oben haben wir einen Ausschnitt aus einer noch nicht geprüften Schlussabrechnung näher betrachtet (siehe «Stufe 1: Die ursprüngliche Form der Schlussabrechnung»). Die nachfolgende Tabelle gibt nun den Zusammenzug der Summen in der Schlussabrechnung nach der Prüfung wieder. Es sind nur die Spalten der Tabelle übernommen, die zum Verständnis der Zusammenhänge nötig sind. Die Spalte 6 beispielsweise (Zahlungen) ist weggelassen. – Das Generalunternehmerhonorar bezieht sich auf die Werte gemäss der Tabelle «Generalunternehmerhonorare bei zwei verschiedenen Projektgrössen (Beispiel 1)».

Ergebnis der geprüften Schlussabrechnung

— Spalte 3: KV Original
Im Werkvertrag des Generalunternehmers (KV original) sind die Leistungen der Subunternehmer mit 19.1 Mio. Fr. eingesetzt.
Der GU-Zuschlag beträgt 4.7%. Er setzt sich zusammen aus dem Baumanagementhonorar von 2.1% und der Risikoentschädigung von 2.6%. Der GU-Zuschlag beträgt gesamthaft 0.9 Mio. Fr. Das Total der Leistungen der Subunternehmer einschliesslich des GU-Honorars von 20.0 Mio. Fr. entspricht dem Kostendach. Der Generalunternehmer garantiert, das im Werkvertrag vereinbarte Werk maximal zu diesem Preis auszuführen.

— Spalte 4: Bewilligte Nachträge
Die Kontrolle der bewilligten Nachträge ist die entscheidende Tätigkeit bei der Prüfung der Schlussabrechnung. Es ergibt sich eine Summe von 444 000 Fr. Für die Nachträge hat der Generalunternehmer Anspruch auf ein zusätzliches GU-Honorar von 4.7%, was 20 868 Fr. ergibt.

— Spalte 5: KV aktuell
Der KV aktuell ist die Summe von KV original (Spalte 3) und der bewilligten Nachträge (Spalte 4), was 19 544 000 Fr. ergibt (Leistungen der Subunternehmer). Wenn man den GU-Zuschlag hinzurechnet, kommt man auf 20 464 868 Fr. Diese Summe entspricht dem aktualisierten Kostendach. Der Generalunternehmer garantiert, das Werk einschliesslich der bewilligten Nachträge für maximal diese Summe auszuführen.

— Spalte 7: Abrechnung
Aus der Abrechnung geht hervor, dass die Leistungen der Subunternehmer vom Generalunternehmer günstiger beschafft werden können als budgetiert, nämlich für 18 784 465 Fr. Er hat aber gleichwohl Anspruch auf das GU-Honorar gemäss Summe des KV aktuell, total also auf 920 868 Fr. Die Abrechnungssumme einschliesslich des GU-Honorars beträgt somit 19 705 333 Fr.

• Stufe 4: Ermittlung des effektiv zu bezahlenden Werkpreises

Nachfolgend ist schliesslich noch dargestellt, wie der Bonus und der effektiv zu bezahlende Werkpreis ermittelt werden.

Ermittlung des effektiv zu bezahlenden Werkpreises

— Kostendach aktualisiert
Ausgangspunkt ist das aktualisierte Kostendach (= KV aktuell). Es beträgt 20 464 868 Fr. Beim Vertragsmodell des Pauschalpreises müsste dieser Betrag bezahlt werden für die Ausführung des Werkes einschliesslich der bewilligten Nachträge.

— Unterschreitung Kostendach
Beim Vertragsmodell der offenen Abrechnung profitiert der Bauherr davon, wenn günstiger abgerechnet werden kann. Im konkreten Beispiel wird das aktualisierte Kostendach um 759 535 Fr. unterschritten.

— Werkpreis effektiv (Bonus berücksichtigt)
Der Bauherr bekommt 75% der Kostenunterschreitung als Bonus zugesprochen, was 569 651 Fr. ergibt. Der effektiv zu bezahlende Werkpreis beträgt somit noch 19 895 217 Fr.

• Stufe 5: Was bringt die Kontrolle ein?

Zuletzt wollen wir uns noch einmal vor Augen führen, was die eigentlich doch recht aufwendige Kontrolle der Schlussabrechnung einbringt. Zu diesem Zweck vergleichen wir zwei Varianten von Schlussabrechnungen miteinander: eine geprüfte und eine ungeprüfte.

Die geprüfte Schlussabrechnung entspricht dem oben besprochenen Beispiel mit einem aktualisierten Kostendach von 20 464 868 Fr. Bei der ungeprüften wird angenommen, dass das aktualisierte Kostendach 500 000 Fr. höher ist, weil in diesem Umfang Minderbestellungen nicht bereinigt worden sind. Bei der ungeprüften Schlussabrechnung beträgt das aktualisierte Kostendach somit 20 964 868 Fr.

Vergleich einer nicht geprüften mit einer geprüften Schlussabrechnung

Die Summe von 500 000 Fr. nicht bereinigter Minderbestellungen ist durchaus realistisch. Immerhin sind wir im Unterabsatz «Stufe 2: Analysen zur Schlussabrechnung» bei der Kontrolle von lediglich fünf Positionen bereits auf einen Betrag von 80 000 Fr. gekommen. Bei der Kontrolle der ganzen Schlussabrechnung ist ein Mehrfaches davon nicht ausgeschlossen.

Erläuterungen zur Spalte der nicht geprüften Schlussabrechnung:

— Kostendach
Das aktualisierte Kostendach (KV aktuell) ist bei der nicht geprüften Schlussabrechnung 500 000 Fr. höher und beträgt 20 964 868 Fr., weil in diesem Umfang Minderbestellungen nicht bereinigt worden sind.

— Unterschreitung Kostendach
Die Unterschreitung des Kostendachs ist bei der nicht geprüften Schlussabrechnung mit 1 259 535 Fr. ebenfalls 500 000 Fr. höher als bei der geprüften mit 759 535 Fr.

— Werkpreis
Der effektiv zu bezahlende Werkpreis beträgt bei der nicht geprüften Schlussabrechnung 20 020 217 Fr., was 125 000 Fr. mehr ist als bei der geprüften Version.

• Fazit

Bei der offenen Abrechnung mit Kostendach besteht aus Sicht der Bauherrschaft latent die Gefahr, dass das Kostendach zu hoch ist, weil Minderbestellungen vom Generalunternehmer zu wenig konsequent verbucht werden. Bei Mehrbestellungen besteht diese Gefahr nicht, diese gehen kaum vergessen. Bei der Kontrolle der Schlussabrechnung geht es somit primär darum, das aktualisierte Kostendach zu überprüfen und insbesondere nicht erkannte Minderbestellungen zu bereinigen.

Das Beispiel zeigt, dass der effektiv zu bezahlende Werkpreis um den Betrag von 125 000 Fr. geringer ausfällt, wenn das Kostendach um 500 000 Fr. reduziert werden kann. Diese Verhältniszahl bezieht sich auf eine Aufteilung des Bonus zu 75% auf die Bauherrschaft und zu 25% auf den Generalunternehmer. – Wenn der Aufteilungsschlüssel je 50% wäre, würde der effektiv zu bezahlende Werkpreis um 250 000 Fr. geringer ausfallen.

Es lohnt sich somit für die Bauherrschaft, die Schlussabrechnung sorgfältig zu kontrollieren.

Zusammenfassung zum Abschnitt «Schlussabrechnung»

Zuerst möchte ich mich für die Länge des Abschnittes «Schlussabrechnung» und insbesondere des Absatzes «Variante C: Kontrolle des aktualisierten Kostendachs anhand der Baubuchhaltung (ohne vollständige Nachträge)» entschuldigen. Ich kann es nachvollziehen, wenn einige Lesende die Orientierung verloren und den Text darum übersprungen haben. Es scheint mir daher angezeigt zu sein, noch eine Zusammenfassung nachzuliefern.

Gegenstand der Betrachtungen zur Schlussabrechnung ist vor allem das Vorgehensmodell der offenen Abrechnung mit Kostendach. Das Problem ist hier, dass bei Projektänderungen oft nicht so systematisch vorgegangen wird, wie es nach Theorie eigentlich vorgesehen ist. Dieses Dilemma habe ich in der Praxis schon mehrmals erlebt, und ich dürfte darum nicht der Einzige sein, dem dies widerfahren ist. Gemäss den Allgemeinen Vertragsbedingungen (AVB) des Verbandes Schweizerischer Generalunternehmer VSGU sollte bei einer Projektänderung der Mehr- oder Minderpreis verbindlich angegeben werden (siehe Abschnitt «Änderungen»). Manchmal ist dies jedoch gar nicht so einfach, etwa bei Gebäudesanierungen oder bei Umgebungsarbeiten. Siehe dazu die Ausführungen im gleichen Abschnitt zum Thema «Abweichungen vom Standardvorgehen in der Praxis». Vom Generalunternehmer werden daher im Hinblick auf die Genehmigung der Projektänderung durch den Besteller lediglich die ungefähren Kosten angegeben. Da bei der offenen Abrechnung ohnehin die effektiv erbrachten Werkleistungen abgerechnet werden (mit dem Kostendach als oberem Plafond), ist die Abweichung vom richtigen Vorgehen auch keineswegs tragisch. Spätestens bei der Schlussabrechnung weiss man bei den Projektänderungen nicht nur ungefähr, sondern genau, was sie gekostet haben.

Ein Problem ist bei der Schlussabrechnung aber noch ungelöst. Bei der offenen Abrechnung mit Kostendach wird ja nicht nur die Summe der abgerechneten Werkleistungen ermittelt (Leistungen der Subunternehmer einschliesslich Generalunternehmerhonorar), es geht auch darum, den (hoffentlich) erzielten Bonus (Unterschreitung des Kostendachs) aufzuteilen auf den Generalunternehmer und den Besteller. Dazu braucht es das aktualisierte Kostendach. Da man es während des laufenden Projekts nur teilweise oder gar nicht aktualisiert hat, muss dies nun im Rahmen der Schlussabrechnung nachgeholt werden. Das kann unter Umständen recht kompliziert sein. Ein spezielles Augenmerk muss dabei auf die Minderbestellungen gelegt werden. Wir beschreiben mehrere «Beispiel-Positionen» («Stufe 2: Analysen zur Schlussabrechnung»), bei denen im Verlaufe der Bauausführung der Leistungsumfang des Generalunternehmers kleiner wird (Schliessanlage, Unterlagsboden etc.). Aufgrund dieser Minderbestellungen muss das Kostendach nach unten angepasst werden.

Im beschriebenen Beispiel wird angenommen, dass das Kostendach im Verlaufe der zahlreichen Projektänderungen während des Projektablaufs gar nicht angepasst worden ist. In der Praxis dürfte dies meist nicht so krass sein, mindestens eine partielle Anpassung dürfte stattfinden. Wenn die interessierte Leserschaft aber die Schlussabrechnungskontrolle eines komplizierten Projekts ganz ohne Kostendachanpassung verstanden hat, dürfte sie auch bei einer einfacheren Ausgangslage mit entweder wenigen Projektänderungen oder doch partieller Kostendachanpassung zurechtkommen.

Erst durch die korrekte Ermittlung des Kostendachs wird es möglich, die Unterschreitung des Kostendachs nach dem vereinbarten Schlüssel richtig auf die Vertragspartner zu verteilen. Unvollständig angepasste Kostendächer sind meistens zu hoch. Die Bauherrschaft verzichtet dadurch auf einen Teil des Bonusses, der ihr eigentlich zustehen würde. Im beschriebenen Beispiel (Näheres siehe hier) macht die Differenz zwischen einer geprüften Schlussabrechnung (Kostendach vollständig aktualisiert) und einer nicht geprüften 125 000 Fr. aus. Bei einem anderen Verteilungsschlüssel der Kostendachunterschreitung (je 50% für Besteller und Generalunternehmer) würden sogar 250 000 Fr. resultieren.

Abschliessend möchte ich nochmals festhalten, dass es bei der offenen Abrechnung mit Kostendach meiner Ansicht nach unproblematisch ist, wenn die Kostenauswirkungen von Projektänderungen zum Zeitpunkt der Freigabe erst ungefähr bekannt sind. Bei der offenen Abrechnung fliessen ohnehin die effektiv bezahlten Baukosten in die Schlussabrechnung ein, wo sie auch gut kontrolliert werden können. Bauherrenseitige Änderungen sind somit bei der offenen Abrechnung mit Kostendach unter dem Aspekt der Überwachung der Mehrkosten und somit der Kontrolle der Schlussabrechnung durchaus zu verantworten.