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Schlussabrechnung

Der Aufwand der Bauherrschaft zur Kontrolle der Bauabrechnung ist nicht bei allen Varianten der Preisbestimmung gleich hoch. Am aufwendigsten ist er bei der offenen Abrechnung mit Kostendach. Wir wollen uns daher nachfolgend speziell mit diesem anspruchsvollen Abrechnungsmodell befassen.

Im Hinblick auf die Prüfung der Schlussabrechnung erhält die Bauherrschaft von der Generalunternehmung umfangreiche Unterlagen. Diese umfassen neben dem Entwurf der Bauabrechnung oft auch die gesamten Abrechnungen der Subunternehmer. Die erhaltenen Unterlagen können ohne Weiteres ein Volumen von mehreren Ordnern umfassen.

Wie geht die Bauherrschaft nun vor, um sich in dieser grossen Datenmenge zurechtzufinden und die Bauabrechnung kritisch prüfen zu können?

Vorbemerkung zum Fokus der Kontrolle der Schlussabrechnung

Wir wollen uns zuerst überlegen, was wir bei der Kontrolle der Schlussabrechnung beim Preisbestimmungsmodell der offenen Abrechnung mit Kostendach in den umfangreichen Daten überhaupt prüfen wollen. Die sachliche Richtigkeit der einzelnen Rechnungen der Subunternehmer kann es in den meisten Fällen nicht sein. Die Bauherrschaft hat kaum die Fachkenntnisse, um beispielsweise die Abrechnung von Baumeisterarbeiten überprüfen zu können. Dies ist eindeutig die Aufgabe der Bauleitung des Generalunternehmers. Die Bauherrschaft hat angesichts des gewählten Vertragsmodells des Kostendachs mit offener Abrechnung zudem die beruhigende Gewissheit, dass der Generalunternehmer in den meisten Fällen selber auch an einer tiefen Abrechnung interessiert ist. Beide Seiten profitieren bekanntlich von einer Unterschreitung des Kostendachs, Bauherrschaft wie Generalunternehmung.

  • Vorbehalt

Eine kleine Einschränkung gilt es allerdings zu machen zum oben Gesagten, dass der Generalunternehmer selber interessiert sei an einer tiefen Abrechnung der Leistungen der Subunternehmer. Wir betrachten das Thema später im Kapitel 15 «Vergleichende Betrachtungen» im Abschnitt über die Transparenz (Näheres siehe hier) näher. Dort wird aufgezeigt, dass es in der Branche Gerüchte gibt, dass einzelne Generalunternehmer mit «kreativer» Buchhaltung die Kosten zulasten des Bestellers beeinflussen. Bei der offenen Abrechnung mit Kostendach besteht diese Möglichkeit insbesondere bei Sammelbestellungen für Leistungen eines Subunternehmers über mehrere Projekte. Aus der Sicht des Generalunternehmers ist es günstig, wenn bei offen abgerechneten Projekten die Kosten eher hoch sind und bei Pauschalpreisprojekten eher tief. Bei Letzteren kann er nämlich einen allfälligen Gewinn selber einstreichen, während er ihn bei offen abgerechneten Projekten mit dem Bauherrn teilen muss. Im erwähnten Abschnitt erläutern wir den Sachverhalt anhand eines Beispiels: Für mehr oder weniger die gleiche Küche bezahlt der Generalunternehmer beim offen abgerechneten Projekt etwas mehr als beim Pauschalpreisprojekt. Das Verschieben von Kosten zulasten von offen abgerechneten Projekten ist für den Besteller natürlich unsichtbar.

  • Rechnungen kontrollieren

Wir haben oben festgehalten, dass der Bauherr die sachliche Richtigkeit von Rechnungen der Subunternehmer in der Regel nicht prüfen kann. Die Sichtung der Rechnungen ist aber trotzdem angebracht, obwohl dies eher ein Nebenthema ist. Der Bauherr erhält dadurch die Chance, Rechnungen erkennen zu können, die gar nicht in die Bauabrechnung gehören. Einmal bin ich beispielsweise auf die Rechnung der Bank für die Ausstellung der Erfüllungsgarantie gestossen, die irrtümlicherweise ihren Weg in die Baubuchhaltung des entsprechenden Projekts gefunden hat. Diese grosse Kostenposition ist anschliessend wieder aus der Baubuchhaltung ausgebucht worden.

  • Fokus der Abrechnungskontrolle

Der Fokus der Überprüfung der Bauabrechnung liegt bei der Kontrolle des Kostendachs. Dieses ist der zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses fixierte maximale Werkpreis, angepasst um spätere Mehr- oder Minderbestellungen. Der Generalunternehmer hat (verständlicherweise) Interesse an einem möglichst hohen Kostendach, weil dadurch sein Bonus höher wird. Voraussetzung der Ausrichtung eines Bonusses ist allerdings, dass tatsächlich unter dem Kostendach abgerechnet wird. Ist dies nicht der Fall, muss eine allfällige Überschreitung des Kostendaches vom Generalunternehmer getragen werden.

Hinsichtlich der Kontrolle des Kostendachs in der Schlussabrechnung gilt es nun, drei Varianten zu unterscheiden:

— Variante A: Die Nachträge liegen in vollständiger Form vor.
— Variante B: Die Nachträge werden später (aber noch vor der Schlussabrechnung) ergänzt.
— Variante C: Das Kostendach wird anhand der Baubuchhaltung kontrolliert (ohne vollständige Nachträge).

Diese drei Varianten wollen wir nachfolgend im Detail betrachten.

Variante A:
Schlussabrechnung mit vollständig vorliegenden Nachträgen

Wenn das Projekt streng nach den Standardabläufen des Generalunternehmerwesens abgewickelt wird, werden die Kostennachträge bei allen Projektänderungen konsequent ausgearbeitet und liegen somit zum Zeitpunkt der Bauabrechnung lückenlos vor. Unter diesen idealen Bedingungen ist die Kontrolle der Schlussabrechnung einfach.

Der Generalunternehmer hält sich hier strikte an die Regelabläufe gemäss den Allgemeinen Vertragsbedingungen (siehe Abschnitt «Änderungen»). Er arbeitet also für jede Projektänderung eine Offerte samt verbindlichen Kostenfolgen aus (siehe nachfolgendes Beispiel). Erst nach der formellen Annahme der Projektänderung durch den Bauherrn wird diese ausgeführt.

Beispiel eines Nachtrags:
Nachtrag 1 (Decke in Parkgeschossen weiss streichen)

Bei der Schlussabrechnung geht es nur noch darum, das ursprüngliche Kostendach zum Zeitpunkt des Abschlusses des Werkvertrags um die zwischenzeitlichen Nachträge zu erhöhen (oder in seltenen Fällen auch zu reduzieren), um das aktualisierte Kostendach zu erhalten.

Variante A:
Schlussabrechnung mit vollständig vorliegenden Nachträgen

Variante B:
Schlussabrechnung mit später ergänzten Nachträgen

In der Praxis ist es gelegentlich so, dass vom Standardvorgehen abgewichen wird und die Nachträge nicht konsequent mit allen erforderlichen Informationen erstellt werden. Die Kosten der gewünschten Projektänderung werden nicht verbindlich festgelegt, sondern nur ungefähr abgeschätzt. Darauf sind wir im Abschnitt «Änderungen» bereits eingegangen.

  • Genaue Vorkalkulation oft nicht möglich

Der Hauptgrund für den Verzicht auf einen vollständig ausformulierten Nachtrag ist in der Regel die Unmöglichkeit, die genauen Kostenfolgen mit vernünftigem Aufwand bereits vor der Ausführung abschätzen zu können. Wir haben dazu weiter vorne ein konkretes Beispiel betrachtet («Projektänderung ohne genaue Ermittlung des Preises»). Es geht dort um die Sanierung der Zwischendecken aus Holz in einem alten Gewerbegebäude. Die Mehrkosten werden mit grob 40 000 Fr. abgeschätzt. Der Beschluss zur Ausführung der Änderung wird mit diesem Informationsstand anlässlich einer Baukommissionssitzung gefällt, ohne dass eine detaillierte Kostenermittlung vorliegt.

  • Genaue Kosten nachträglich ermitteln

Man kann nun so vorgehen, dass der Generalunternehmer die genauen Kosten jeder einzelnen Projektänderung nachträglich ermittelt. Die Nachträge ohne genaue Kostenangaben werden also mit den genauen Kosteninformationen angereichert, sobald diese vorliegen. Die detaillierten Kosten sind spätestens dann bekannt, wenn die betreffende Arbeitsgattung abgerechnet ist.

  • Beispiel

Das nachfolgende Beispiel bezieht sich auf die Projektänderung, die wir oben angesprochen haben. Der Mehrpreis der Sanierung der Zwischendecken aus Holz im Gewerbegebäude ist zum Zeitpunkt des Beschlusses mit etwa 40 000 Fr. (zuzüglich Generalunternehmerhonorar) abgeschätzt worden. Nach der Abrechnung der entsprechenden Zimmermannsarbeiten können die Mehrkosten nun genau angegeben werden. Sie betragen 38 460 Fr. (zuzüglich Generalunternehmerhonorar) und somit etwas weniger als den geschätzten Betrag.

Beispiel eines nachgelieferten Nachtrags:
Nachtrag 13 (Sanierung der Zwischendecken)

  • Schlussabrechnung

Nachdem die Preise aller Nachträge bekannt sind, kann die Schlussabrechnung wie in der Variante A erstellt werden.

Schlussabrechnung – Fortsetzung