Baukosten überwachen
Mit dem Beginn der Bauausführung fängt im Kostenwesen ein neues Kapitel an: die Kostenplanung wird abgelöst durch die Kostenüberwachung. Mit diesem Instrument wird laufend überprüft, wie sich die effektiven Baukosten (Arbeitsvergebungen, Zahlungen etc.) in bezug auf die budgetierten Werte (= Kostenvoranschlag) entwickeln.
Das Prinzip der Kostenüberwachung
Für die Kostenüberwachung verwenden die Planer ein Instrument, das in verschiedenen Varianten existiert, aber immer ähnlich aufgebaut ist. Es trägt unterschiedliche Bezeichnungen: Kostenstatus, Kostenkontrolle, Finanzrapport und weitere mehr. Es kann gröber oder feiner sein, viele oder wenige Spalten umfassen, stets geht es um das gleiche: Die kostenrelevanten Auswirkungen der Bauausführung werden mit dem Kostenvoranschlag verglichen.
Weiter hinten betrachten wir zwei typische Beispiele von Kostenüberwachungen näher, eine kurze und eine detaillierte Fassung. Anhand der Kurzversion (siehe Absatz «Kurzfassung der Kostenüberwachung») machen wir uns zunächst mit dem grundsätzlichen Aufbau eines Ueberwachungssystems vertraut. Wie beim Kostenvoranschlag sind die Arbeitsgattungen gemäss der Reihenfolge des Baukostenplanes BKP aufgeführt. Der Zahlenteil enthält jedoch nicht nur eine Spalte, sondern ein Tabellenwerk mit vier Spalten. Die beiden wichtigsten Spalten sind die erste, «Kostenvoranschlag (KV)», und die letzte, «Prognose». Für jede Arbeitsgattung wird also dem budgetierten Betrag (KV) die mutmassliche Schlussabrechnung (Prognose) gegenübergestellt. - Im folgenden gehen wir näher auf den Informationsgehalt aller vier Spalten ein.
- Spalte «KV (Kostenvoranschlag)»
Diese Spalte wird direkt aus dem genehmigten Kostenvoranschlag übernommen. Es empfiehlt sich, die KV-Positionen während der ganzen Bauausführung unverändert zu lassen. Sie werden quasi «eingefroren», ungeachtet allfälliger Nachtragskredite oder Kreditkürzungen aus Projektänderungen.
- Spalte «Verträge und Bestellungen»
Hier sind die bis zum Stichtag abgeschlossenen Werkverträge und Bestellungen enthalten. Pro Position kann mehr als ein Werkvertrag abgeschlossen werden. Die Position 272 (Schlosser, Metallbau) beispielsweise enthält einen Werkvertrag mit einem lokalen Metallbauer für die Treppengeländer sowie einen weiteren Werkvertrag mit einem spezialisierten Lieferanten für die Schutzraumbauteile.
Die Spalte ist nützlich für eine grobe Fortschrittskontrolle bezüglich der Arbeitsvergebungen. Aus ihr geht beispielsweise hervor, dass für einige Positionen des Gebäudeausbaus (Pos. 281, 282 etc.) die Werkverträge noch ausstehend sind. Die Spalte liefert ebenfalls gewisse Aufschlüsse über den Erfolg der Vergebungen. Die Vertragssummen sollten kleiner sein als die KV-Summen, weil allfällige Regiearbeiten normalerweise in den Werkverträgen nicht enthalten sind. Da nicht bei jeder Position ein Werkvertrag abgeschlossen wird (z. B. 511 Bewilligungen und Gebühren), ist das Gesamttotal von untergeordneter Bedeutung.
In dieser Spalte wird pro Position die Summe der bisher geleisteten Zahlungen angegeben. Die Summe kann sich zusammensetzen aus mehreren Akontozahlungen für Akkordarbeiten und diversen Teilzahlungen für Regiearbeiten. Die Details zu den Zahlungen sind in der detaillierten Fassung der Kostenüberwachung aufgeführt.
Diese Spalte lässt am ehesten Rückschlüsse auf Budgetabweichungen zu. Pro Position wird diejenige Grösse als Prognosewert eingesetzt, die der mutmasslichen Abrechnungssumme am nächsten kommt. Je nach Projektfortschritt können das unterschiedliche Prognosewerte sein. Unter den folgenden drei Möglichkeiten sind die zwei ersten einfach zu ermitteln, die dritte jedoch muss berechnet werden.
- KV-Betrag. Wenn noch kein Werkvertrag abgeschlossen ist, kann sinnvollerweise nur der KV-Betrag als Prognosewert angenommen werden. Beispiel: Gärtnerarbeiten (Pos. 421).
- Abrechnungsbetrag. Wenn eine Position umgekehrt schon abgerechnet ist, dient logischerweise der Abrechnungsbetrag als Prognosewert. Beispiel: Baugrubenaushub (Pos. 201).
- Berechneter Prognosewert. In den meisten Fällen muss der Prognosewert mehr oder weniger aufwendig berechnet werden. Ausgangspunkt ist in der Regel die Werkvertragssumme. Je nach Situation wird diese nach unten oder (meist) nach oben angepasst. Zu berücksichtigen sind dabei Projektänderungen, Regiearbeiten oder Rückstellungen. Am Beispiel der Baumeisterarbeiten (Pos. 211) ist in der detaillierten Fassung der Kostenüberwachung dargestellt (siehe Absatz «Detaillierte Kostenüberwachung»), wie der Prognosewert ermittelt wird. In der Kurzfassung ist lediglich das Resultat enthalten.
- Allfällige zusätzliche Spalten
Je nach den projektspezifischen Bedürfnissen können zusätzliche Spalten zu den oben erläuterten in die Baukostenüberwachung eingefügt werden. Nachfolgend betrachten wir einige Möglichkeiten:
- Spalte «revidierter KV». Diese zusätzliche Spalte kann sinnvoll sein, wenn viele Projektänderungen vorgenommen werden. Die während der Bauausführung gesprochenen Zusatzkredite wie auch die Kreditkürzungen werden hier verbucht.
- Spalte «KV mit Teuerung». Bei einer langen Projektdauer mit erheblicher Teuerung ist es denkbar, die Budgetpositionen des KV gemäss den Vereinbarungen im Werkvertrag laufend der Teuerung anzupassen. So hat man einen ständig aktuellen, quasi indexierten KV. Empfehlung: Nach Möglichkeit vermeiden.
- Spalte «Abweichungen». Darunter sind die Abweichungen der Prognosewerte vom KV zu verstehen. Diese Spalte enthält keine neuen Informationen, sondern bietet lediglich mehr Lesekomfort.
Gesamthaft betrachtet, wird der Informationsgehalt des Tabellenwerkes nicht wesentlich höher mit zusätzlichen Spalten. Dafür droht die latente Gefahr, dass ein Zahlenfriedhof entsteht.
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